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Kann eine WEG die Hausverwaltung wechseln?

Wohnungseigentümer in einer WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft) brauchen zwingend eine Hausverwaltung. Dies kann ein Hausverwaltungsunternehmen, also ein professioneller Hausverwalter oder Hausverwalterin sein; oder ein Eigentümer/eine Eigentümerin übernimmt die Verwaltungsaufgaben (Selbstverwaltung). Grundlage der Verwaltung ist dabei immer ein Verwaltervertrag. Dieser wird mit der Bestellung der Hausverwaltung verhandelt und dann zwischen der Eigentümergemeinschaft und der Verwaltung geschlossen. In diesem Verwaltervertrag wird auch die Dauer der Bestellung, also die Vertragslaufzeit festgelegt. Doch diese ist natürlich nicht in Stein gemeißelt. Die Eigentümergemeinschaft kann also durchaus die Hausverwaltung wechseln! Dabei gibt es allerdings einiges zu beachten. Doch fangen wir von vorne an. Zu aller Erst stellt sich dabei eine Frage:

Warum soll die Hausverwaltung gewechselt werden?

1. Durch Auslaufen des Verwaltervertrages
Die übliche Laufzeit einer Verwalterbestellung beträgt durchschnittlich zwei bis vier Jahre. Nach dem WEG-Gesetz gilt die Obergrenze der Laufzeit von 5 Jahren (3 Jahre bei einer „neu gegründeten“ WEG). Nach Ablauf dieser Laufzeit, kann entweder die Hausverwaltung erneut bestellt werden so dass die Bestellung verlängert wird. Alternativ kann die Eigentümergemeinschaft den Vertrag kündigen und eine neue Hausverwaltung suchen.

Wenn die WEG den Verwaltervertrag kündigen möchte, ist dies beispielsweise zum Ende der Laufzeit möglich. Es kann auch vorkommen, dass die bisherige Hausverwaltung die Eigentümer informiert, dass sie das Objekt nicht weiter betreuen möchte und nicht für eine Neubestellung zur Verfügung steht. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Verwaltung der WEG für das Unternehmen unwirtschaftlich wird, oder in Fällen in denen es auf der zwischenmenschlichen Ebene Probleme gibt. Die Eigentümer müssen dem Verwalter vertrauen, ist dies nicht mehr gegeben, sollte man einen Verwalterwechsel anstreben.

2. Außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrages
Während Punkt 1 den regulären, ordentlichen Wechsel der Hausverwaltung beschreibt, ist dies längst nicht der einzige Weg, um die Hausverwaltung zu wechseln. Häufig kommt es vor, dass Eigentümer an eine Verwaltung geraten, welche sich nicht kümmert, oder eine ordnungsgemäße und fristgerechte Verwaltung leistet. Hier sollten Eigentümer sofort aktiv werden und zu einem professionellen Verwalter wechseln.

Seit der Reform im Dezember 2020 gibt es nun zusätzlich die Möglichkeit der vorzeitigen Abberufung des Verwalters. Durch diese Gesetzesänderung gibt es nun die Möglichkeit, dass eine Eigentümergemeinschaft die Hausverwaltung jederzeit abberufen und den Verwaltervertrag damit jederzeit kündigen kann. Damit wird der Verwaltervertrag gekündigt und endet, wenn es eine längere Laufzeit gab, nach spätestens 6 Monaten. So kann eine WEG vergleichsweise schnell und unkompliziert die Hausverwaltung wechseln.

Dies ist also eine gute Lösung für Eigentümergemeinschaften, in denen große Unzufriedenheit mit der Hausverwaltung herrscht, ohne dass unter Umständen ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung des Vertrages vorliegt. Auch bei starken Differenzen mit der Hausverwaltung und bei Problemen in der Zusammenarbeit kann diese Lösung hilfreich für eine WEG sein, um sich bei Unzufriedenheit aus einem Vertrag mit langer Laufzeit vorab lösen zu können und zu einer guten Hausverwaltung zu wechseln.

Wie koordiniere ich den Ablauf des Wechsels richtig?

Einholen von Angeboten
Nachdem man die Entscheidung getroffen hat, dass man die Verwaltung wechseln möchte, muss natürlich auch die Suche nach einer neuen, passenden Hausverwaltung für die WEG starten. Hierzu sollten beispielsweise einzelne Eigentümer, oder Mitglieder des Verwaltungsbeirates, jeweils alleine oder auf mehrere Personen aufgeteilt, Angebote einholen. Diese sollten dann die ortsansässigen Verwaltungen prüfen und sich einen Überblick über deren Angebot und Leistungen verschaffen. Dann kann eine Vorauswahl getroffen werden, welche Hausverwaltungen in Frage kommen. Dort werden dann Angebote angefragt und zusammengetragen. Wichtig ist dabei, dass die Eigentümergemeinschaft mehrere Vergleichsangebote einholt.

Liegen die neuen Angebote vor, sollte eine (außerordentliche) Eigentümerversammlung einberufen werden. Mit der Einladung werden dann die Angebote an alle Eigentümer verschickt. So kann sich jeder vorab ein genaues Bild der potenziellen neuen Verwalter machen. Sind die Angebote sehr umfangreich, kann es auch ausreichend sein, eine Übersicht der Eckdaten aller Angebote zusammenzustellen und diese allen Eigentümern zur Verfügung zu stellen. An der Eigentümerversammlung selbst besteht dann die Möglichkeit, wenn alle Beteiligten dies möchten, dass die Kandidaten für die neue Hausverwaltung sich vor Ort der Eigentümergemeinschaft persönlich vorstellen.

Beschluss über Kündigung des Verwaltervertrages oder Abberufung
Auf der Eigentümerversammlung muss zuerst über die Abwahl und Abberufung der Hausverwaltung, sowie über die Kündigung des Verwaltervertrages beschlossen werden. Hierüber wird nach Beratung und Besprechung der Eigentümer dann entschieden. Die genaue Entscheidung wird im Protokoll festgehalten und ggf. ein Eigentümer, meist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates, ermächtigt, die Kündigung zu unterschreiben. Da die Eigentümerversammlung in der Regel durch den Verwalter geleitet wird, ist dieser automatisch über die Entscheidung informiert.

Beschluss über Bestellung der neuen Hausverwaltung
Gibt es einen Beschluss zur Beendigung des bisherigen Verwaltervertrages, wird auch die neue Verwaltung gewählt. Die Eigentümergemeinschaft stimmt nach Beratung über die verschiedenen Angebote ab und entscheidet sich für eine konkrete neue Hausverwaltung. Es wird ein entsprechender Beschluss gefasst und festgelegt, wer den neuen Verwaltervertrag unterschreiben soll. Die neue Hausverwaltung muss dann im Nachgang über das Ergebnis der Bestellung informiert werden.

Übernahme der Verwaltung
Ist das Datum zum Verwalterwechsel dann eingetreten, sollte die neue Verwaltung in Kontakt mit der bisherigen Verwaltung treten und eine Übergabe vereinbaren. Schließlich muss alles, was der WEG gehört, an die neue Verwaltung übergeben werden. Dies schließt neben Ordnern mit Unterlagen in Papierform, Stammdaten und Schlüsseln auch digital verwahrte Daten wie Email-Korrespondenz, Unterlagen in PDF-Form oder digitale Fotos mit ein. Was genau übergeben wird, wird dabei in einem ausführlichen Übergabeprotokoll festgehalten, so dass alles nachvollziehbar ist.

Wichtig ist, dass die bisherige Verwaltung keine Unterlagen, Schlüssel etc. zurückbehalten darf, da dies nicht dem Verwalter gehört, sondern zum Eigentum der WEG gehört! Die bisherige Hausverwaltung ist darüber hinaus sogar zur Mitwirkung an der Übergabe verpflichtet.

Im Optimalfall übernimmt also die neue Verwaltung alle Unterlagen, Schlüssel etc. und legt los!

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